Regelwerk zu den Normen DIN EN 16775:2016

1. Anwendungsbereich
Bezeichnung des Unternehmens:
PLZ, Ort
Straße

Inhaber/ GF
QM- Beauftragte/er

Anzahl der Mitarbeiter/innen
Dienstleistung:

Eine Versicherung für den Umfang der Unternehmungsleistungen wurde abgeschlossen.

2. Normative Verweisungen
Beim Managementsystem beachten wir folgende Vorgaben:
DIN EN 16775:2016 Sachverständigentätigkeiten – Allgemeine Anforderungen an Sachverständigenleistungen

3. Qualitätsmanagementsystem und deren Prozesse
Zum Nachweis der Einführung des QM- Systems haben wir mit diesem Handbuch die Regularien und Nachweise nachgewiesen.
Das Handbuch dient zur Aufrechterhaltung und Verbesserung des Qualitätsmanagements.
Differenziertere Prozesse werden gesondert aufgenommen und verarbeitet.

Aufgenommene Prozesse beinhalten folgende Beschreibungen.

Dokumente und deren Lenkung
Prozessabläufe und deren Auswirkungen
Verantwortung für die Prozessabläufe
Methoden zur Messung und deren Art
Eingreifende Maßnahmen zur Steuerung von Prozessen
Änderungen und deren Auswirkung
Alle bisherigen Abläufe sollen erfasst, Dokumentiert und Aufbewahrt werden.

Regelwerk zu den Normen DIN EN 16775:2016

4. Führung

Für die Wirksamkeit des QM- Systems wurde durch die oberste Leitung / Inhaber die Verantwortung übernommen und dokumentiert. Damit das wirksame Funktionieren gewährleistet ist, wird auf allen Ebenen kommuniziert und Abläufe werden aufgenommen und intrigiert. Die Verantwortung wird durch ein Organisationsdiagramm kommuniziert und dargestellt. Fortlaufende Verbesserungen durch Mitarbeiter werden gefördert, unterstützt und eingepflegt.

5. Kundenorientierung

Alle behördlichen und gesetzlichen Anforderungen werden erfüllt. Die fortlaufende Aufrechterhaltung unserer Dienstleistung zur Kundenzufriedenheit beinhaltet unsere Firmenpolitik. Festgelegte Dienstleistungen unterliegen einer Prüfung.

6. Entwicklung der Qualitätspolitik und deren Bekanntmachung

Für die Festlegung und Überwachung der Qualitätsziele dient sie als Rahmen. Stetige Anforderungen und Verbesserungen sind verpflichtende Merkmale unserer Philosophie. Für unser Unternehmen ist die Qualitätspolitik geeignet und wird zur Durchführung und Aufrechterhaltung auf einem Formblatt dokumentiert.

7. Verhaltenskodex

Als Dienstleister sind im Sachverständigenwesen sind die Grundsätze unseres Verhaltens festgelegt.

Zu unseren Verpflichtungen zählen:

Unparteilichkeit
Unabhängigkeit
Objektivität
Integrität
Regelwerk zu den Normen
DIN EN 16775:2016

Bei der Erbringung unserer Leistung beachten wir:

Bei potenziellen Interessenkonflikten wird das Einverständnis durch den Auftragsgeber vor Auftragserteilung eingeholt.

Entwickelt sich ein Konflikt, wird der Auftraggeber unmittelbar informiert und über die Weiterführung oder Beendigung des Auftrags entschieden.

Vertraulichkeit wird bei allen Leistungen gewahrt

Arbeitsstandards werden zeitnah erfüllt

Werbung wird nur in einer Art und Weise betrieben, die weder irreführend, noch unrichtig ist

8. Personen in der Verantwortung und deren Befugnisse

Personen mit Verantwortung und deren Befugnisse werden intern bekannt gegeben und kommuniziert.

Verantwortung wird übernommen für die Normforderungen des QM- Systems
Das Prozessergebnisse erstellt und geliefert werden

Änderungen
Leistungserbringung
Vorschläge für Neuerungen
Möglichkeiten für Verbesserungen
Neue Maßnahmen für die Kundenorientierung
Aufrechterhaltung der Norm bei Änderungen des QM- Systems

Als Nachweis dient das Organigramm der Geschäftsleitung

9. Optionen im Umgang mit Risiken und Chancen

Besondere Beachtung im Umgang mit Risiken und Chancen
Risiken vermeiden
Risiko als Chance zu bewerten
Verantwortung für ein Risiko übernehmen

Regelwerk zu den Normen DIN EN 16775:2016

Herangehensweise zur Vermeidung von Risiken
Neuerstellung von Dokumenten und deren Lenkung
Einsatz von neuen Techniken
Entwicklung von neuen Prozessen
Neue Partnergewinnung

10. Planung und Erreichung von Qualitätszielen

Zur Erreichung unserer Qualitätsziele haben wir alle dafür relevanten Abläufe , Verantwortungsbereiche und Funktionsbereiche festgelegt.

Unsere Ziele:
Steigerung der Kundenzufriedenheit
Einhaltung der Qualitätspolitik
Entsprechen den Anforderungen
Werden dokumentiert und erfasst
Sind Messbar und Auswertbar
Werden aktualisiert

Unsere Planung:
Welche Arbeitsmaterialien werden gebraucht?
Wer übernimmt welche Aufgabe?
Wann ist ein Ziel abgeschlossen?
Wie können Ergebnisse bewertet werden?
Bei vorgesehenen Änderungen werden alle Prozesse und deren Wechselwirkung in der Art und Weise durchgeführt, das dem QM- System unterliegt. Abweichungen sind bereits bei der Planung von Änderungen zu vermeiden und gegebenenfalls zu korrigieren .Änderungen werden in einem Formblatt erfasst und bearbeitet.

11. Unterstützung

Allgemeines
Wir haben alle Betriebsmittel, die für den Aufbau, die Verwirklichung, für die Aufrechterhaltung und Verbesserung notwendig sind bereitgestellt. Dabei haben wir auf die vorhandenen Fähigkeiten und Beschränkungen geachtet.

Regelwerk zu den Normen DIN EN 16775:2016

Nicht vorhandene Betriebsmittel werden mittels Bestellformular erfasst und besorgt.

Infrastruktur
Wir haben die erforderliche Infrastruktur ermittelt und halten diese aufrecht. Sie wird regelmäßig auf Ihre Zweckmäßigkeit geprüft. Überwachungspflichtige Hilfsmittel werden durch Wartungsverträge regelmäßig kontrolliert. Die Infrastruktur wird durch entsprechende Listen gelenkt.

Informationen über unser Unternehmen
Alle Informationen, die notwendig sind, damit das Unternehmen die Konformität unserer Dienstleistung sicherstellen kann, werden gelistet. Soweit dieses im Rahmen der Tätigkeit notwendig ist, werden die Informationen aufrechterhalten und vermittelt.
Dabei beachten wir:
Informationen aus Fehlern
Informationen aus erfolgreichen Projekten
Geistiges Eigentum
Erfahrung von internen und externen Partnern
Nicht dokumentiertes Wissen
Norminhalte und regulatorische Vorgaben
Informationen von Kunden und Lieferanten

12. Bildungsstand
Das Wissen auf unserem Sachgebiet wird mittels Ausbildungsnachweise/ Lebenslauf/ Berufserfahrung nachgewiesen.
Das gleiche gilt auch für Mitarbeiter, die auf dem Sachgebiet tätig sind. Es finden jährliche Kontrollen statt, damit eine kontinuierliche Weiterbildung gewährleistet ist.
Zu erfassen sind:
Ausbildung
Berufliche Erfahrung
Zertifizierung
Wissenschaftliche und technische Veröffentlichungen im Fachgebiet

Damit der Standard aufrechterhalten wird, werden zweimal jährlich die Weiterbildungsziele festgesetzt und mittels Nachweis dokumentiert.

Regelwerk zu den Normen DIN EN 16775:2016

13. Einführung in das QM- System
Zur Unterstützung bei der Einführung des QM- Systems werden die Mitarbeiter über folgendes informiert:
Vorteile der verbesserten Qualitätsleistung
Standartverfahren zur Überprüfung
Die Qualitätspolitik
Relevante Ziele
Ihren Beitrag zur Qualitätssicherung
Folgen bei der nicht Erfüllung der Ziele
Dieses wird durch laufende Gespräche und Weiterbildungen gefördert.

14. Kommunikation
Damit eine reibungslose Kommunikation erfolgen kann, werden folgende Punkte beachtet:
Wer kommuniziert?
Wann wird kommuniziert?
Wie wird kommuniziert?
Worüber wird kommuniziert?
Mit wem wird kommuniziert?

Als Sachverständiger verfüge ich über die notwendigen Fähigkeiten der Kommunikation
Kommunikationstechnik
Ausdrucksweise
Präsentation
Darstellung von Ereignissen
Innerbetrieblich sollten die notwendigen Anforderungen einer gepflegten Kommunikation entsprechend eingeführt und umgesetzt werden.

15. Dokumentierte Informationen und deren Lenkung
Folgende Dokumente sind beim Qualitätsmanagementsystem erforderlich:
Ein QM- Handbuch als Rahmen
Alle geforderten Unterlagen zum Qualitätsmanagement
Prozessbeschreibungen
Weitere Informationen

Regelwerk zu den Normen DIN EN 16775:2016

Alle geforderten Informationen werden in einer Liste aufgeführt und verwaltet.
Dokumentierte Informationen beinhalten immer:
Bezeichnung
Datum
Ersteller
Referenznummer
Angemessenes Format
Sprache
Softwareversion

Alle dokumentierten Informationen werden im Hinblick auf Verlust, Beschädigung, Vertraulichkeit und unsachgemäßem Gebrauch geschützt.

Lenkung von dokumentierten Informationen
Bei der Lenkung von dokumentierten Informationen beachten wir folgendes:
Die Ablage
Die Lesbarkeit
Die Vertraulichkeit
Die Auffindbarkeit
Die Verteilung
Die Überwachung
Aufbewahrung bis zur Vernichtung
Externe Informationen werden zentral erfasst und verwaltet. Dabei sind Form und Medium frei wählbar. Eine regelmäßige Datensicherung ist eingerichtet und unterliegt einer ständigen Kontrolle. Damit die Leistung eines Sachverständigen nachvollziehbar wird, sind alle entsprechenden Dokumente in einer Akte zu hinterlegen. Das Medium hierfür ist frei wählbar.

16. Steuerung der betrieblichen Planung
Die Prozesse der betrieblichen Planung der Sachverständigenleistung ist schriftlich fixiert. Inhaltlich dient die DIN EN 16775:2016 als Rahmen.

Folgende Inhalte werden berücksichtigt:
Vertraulichkeit: Bei Beginn eines neuen Projektes wird eine Verschwiegenheitserklärung beim Kunden eingeholt. Zur Vertraulichkeit ist jeder Mitarbeiter, der mit den Daten arbeitet, verpflichtet.

Regelwerk zu den Normen DIN EN 16775:2016

Verfügbarkeit: Erkenntnisse und Daten, die erhoben werden, sind abgesichert und verfügbar.
Verantwortung: Die Zuständigkeiten zur Bearbeitung sind festgelegt und kommuniziert.
Zuverlässigkeit: Alle erhobenen Daten werden auf Authentizität geprüft

Einführung von neuen Dienstleistungen
Die Anforderungen werden bestimmt
Prozesskriterien werden festgelegt
Die Steuerungen der Prozesse werden beobachtet und festgelegt
Die Betriebsmittel werden festgelegt
Dokumentierte Informationen werden 10 volle Kalenderjahre aufbewahrt.

Kundenumgang
Folgende Prozesse im Umgang mit den Kunden werden festgelegt:
Der Kunde wird über alle Dienstleistungen informiert.
Die Prozessbestimmung wurde festgelegt.
Betriebsmittel werden zur Erreichung der Ziele festgelegt.
Der Umgang mit dokumentierten Informationen wird bestimmt.

Bearbeitung eines Auftrages
Sind Art und Umfang des Auftrages im Leistungsangebot?
Ist der Auftrag eindeutig festgelegt und verständlich für den Auftraggeber?
Liegt die Anfrage im Bereich des Sachgebietes?
Benötige ich externe Unterstützung?
Sind die terminlichen Vereinbarungen einzuhalten?
Sind alle betrieblichen Hilfsmittel vorhanden?
Ist der Zugang zu allen erforderlichen Informationen gesichert?
Sind alle individuellen Umstände und Begebenheiten ermittelt?